폴더정리하는 방법 알아보기
회사 업무용 PC나 개인PC 정리하는 것이 참 어려운게 현실이다
직장생활을 하면 할수록 익숙해지는 것이 아니라
업무양이 많아지면 질수록 정리해야하는 것이 많아서 그런지 더 어려운거 같다.
폴더관리, 파일분류 등 문서관리에 대해 잘 정리되어 있는 영상이 있어서 공유해보려고 한다.
# MECE
- 3대 컨설팅회사인 맥킨지에서 문제해결을 위해 사용하는 논리적 사고방식
- Mutually / Exclusive / Collectively / Exhaustive- 서로 중복없이 전체로서 누락없이
# 폴더관리규칙
1. 큰 것에서 작은 것 순으로 관리
- 대주제 > 소주제
2. 최상위의 업무 외 폴더를 둘 것
- 업무 외(개인), (공통)
3. 넘버링은 숫자로 작성
- a, b, c (X) → 한정적이므로 지양하기
- 최상위 : 001, 002, 003...999, 그 외 : 01, 02,,, 99 → 정렬할 때 가독성을 높이기 위해
4. 주기적으로 작성하는 문서는 기간별로 생성
- 20.1월, 20.2월....
5. 가장많이 들어가는 수는 특별히 높은 폴더는 상단으로 재배치
- 연결 데이터가 있을 경우 꼬이지 않게 주의하기
6. 임시폴더를 두려거든 삭제주기 정하기
- 나중에 지우려고 방치해두면 잡동사니 폴더가 됨
# 네이밍 규칙
01. 접두사 : 날짜_업무구분_(원제목)
- 업무구분 작성시 보고, 분석, 기획안, 요청서 등
02. 접미사 : (원제목)_버전_작성자
- 버전 작성시 오름, 내림차순 흐트러지지 않게 v1.0, v1.1 로 작성
03. 슈퍼접미사 : _f, fin, final, 최종
- 진짜 마지막, 진짜 이게 진짜 마지막, 제발 마지막
04. 띄어쓰기보다 언더바(_) 활용
05. 다같이 주고받는 파일은 원본 명칭을 따를 것
# 사용자 정의
위의 내용을 무조건 따르기 보다는 사용자에 맞게 다르게 변형시켜 사용
체크리스트
- 매년 내 업무가 바뀔 가능성이 높은가?
- 내 업무를 크게 몇 가지(프로젝트)로 나뉘는가?
- 각 업무별 프로세스(단계)는 어떠한가?
- 누군가로부터의 요청을 Base로 하는 업무인가?
- 일정한 주기로 반복하여 작성하는 문서인가?
- 그렇다면 주기를 어떻게 되는가?
- 어느 부서와 연관된 업무인가?
- 다른 사람과 같이 쓰는 파일인가?
- 한 번 저장하면 그후로 수정할 일이 없는 파일인가?
# 예시
예시 1. 매년 다른 업무를 맡는 직장인 김과장
- 가장 상위 폴더가 년도로 되어야 하고 업무외 폴더는 굳이 년도별로 나누지 않아도 좋음
예시 2. 매년 같은 업무를 맡은 직장인 이대리
- HR업무
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